Sia i processi aziendali esterni che quelli interni possono diventare molto complessi poiché la tua organizzazione continua a crescere ed espandersi, soprattutto se hai aperto più sedi o esternalizzato una varietà di esigenze della tua azienda. Per comprendere meglio come modificare i metodi aziendali e affrontare le loro complessità, sarà necessario definire esattamente come funzionano i processi aziendali e imparare perché la digitalizzazione dei processi aziendali è così importante. Di seguito descriviamo esattamente come funzionano i processi aziendali interni ed esterni.

1. Che cos’è un processo aziendale e come funziona?

In sostanza, un processo aziendale è una raccolta di più attività condotte da persone in una pianificazione specifica per sviluppare un prodotto o servizi per un determinato insieme di clienti. I processi aziendali interni si svolgono a tutti i livelli di un’azienda, ma potrebbero non essere visibili ai consumatori. Per comprendere meglio i processi aziendali, potresti voler visualizzare un diagramma di flusso in cui le attività e le attività si svolgono in modo sequenziale e utilizzare i dati per continuare lungo un percorso particolare.

Implementando processi aziendali interni ed esterni, la tua azienda dovrebbe ottenere un maggiore successo come una maggiore soddisfazione del cliente e una più rapida capacità di reagire ai cambiamenti nel tuo particolare mercato. Questo tipo di organizzazione all’interno di un’azienda consentirà inoltre ai reparti di lavorare in modo più efficiente tra loro.

Quando si inizia a sviluppare un processo aziendale, è necessario iniziare con un obiettivo specifico e terminare con i risultati o il raggiungimento desiderati che portano a una qualche forma di valore per il cliente. Inoltre, i processi aziendali dovrebbero avere una persona specifica che funge da titolare del processo. Questa parte responsabile si assicura che la metodologia proceda come previsto dall’inizio alla fine.

Esistono tre tipi di processi aziendali, che sono processi operativi, processi di gestione e processi di supporto. I processi operativi rappresentano il nucleo degli obiettivi della tua azienda e includono lo sviluppo di un flusso di valore come la produzione di prodotti o la ricezione di ordini dai clienti. I processi di gestione consistono in metodi intesi a sorvegliare aspetti quali dipendenti, fattori di budget e governance aziendale. Infine, i processi di supporto fanno parte della gestione dei metodi operativi di base e coinvolgono cose come il supporto tecnico, la formazione sulla sicurezza e il reclutamento.

Ora che abbiamo coperto la definizione di un processo aziendale e come funziona all’interno di un’azienda, è fondamentale discutere l’importanza della modernizzazione e della digitalizzazione dei processi aziendali.

2. Perché è necessaria la modernizzazione e la digitalizzazione dei processi aziendali

Se non hai capito perché modernizzare le tue attività quotidiane e perché la digitalizzazione dei processi aziendali è così importante, probabilmente non hai parlato con la tua base di clienti. Oggi, secondo un documento di McKinsey & Company , i clienti desiderano un’esperienza digitale semplice e veloce che includa un’esperienza utente senza interruzioni .

Aziende come Amazon e Apple hanno stabilito un livello elevato per raggiungere la tua base di clienti e la maggior parte delle persone ora si aspetta lo stesso tipo di esperienza digitale quando ottiene prodotti o servizi da ogni azienda. Ad esempio, ai consumatori piace essere in grado di accedere al proprio account dal proprio fornitore di elettricità per vedere quanto hanno utilizzato su base mensile. Inoltre, i clienti che acquistano un nuovo telefono cellulare si aspettano di poterlo configurare immediatamente una volta tolto dalla confezione.

Insieme a queste aspettative, i tuoi clienti probabilmente non approveranno che ti vengano poste più volte le stesse domande e non capiranno perché una banca potrebbe aver bisogno di buste paga per la prova del reddito quando il denaro viene depositato nello stesso conto bancario ogni mese.

Poiché un’ampia rete di aziende più tradizionali potrebbe non essere in grado di soddisfare le richieste del cliente più recente, ciò consente alle organizzazioni più innovative che sfruttano la digitalizzazione dei processi aziendali di competere con successo sul mercato e fornire prodotti e servizi digitali eccezionali.

Molti clienti oggi cercano aziende che abbiano rivisto le loro pratiche commerciali e implementato interfacce user-friendly, disponibilità costante e servizi personalizzati. Molti cercano aziende che includano soddisfazione e soluzioni immediate, nessun errore e coerenza globale. In sostanza, i clienti cercano un’esperienza utente superiore. Questo è il motivo per cui la modernizzazione e la digitalizzazione dei processi aziendali è così vitale nel mondo di oggi.

3. Come accelerare la digitalizzazione dei processi aziendali nella vostra azienda

Per soddisfare la domanda dei clienti, sarà necessario andare oltre la semplice automazione di un processo aziendale esistente. In sostanza, devi reinventare l’intero metodo, incluso il taglio del numero di passaggi necessari e la quantità di documenti necessari. Dovrai anche sviluppare passaggi decisionali automatizzati e gestire le questioni normative (guarda come la tecnologia e l’analisi dei dati aumentano l’efficienza operativa ).

Quando si tratta di sviluppare nuovi modelli di dati, sarà necessario ricostruirli per garantire un processo decisionale più rapido e semplice, una visione dei clienti e una supervisione delle prestazioni. Potrebbe anche essere necessario assumere dipendenti per ricoprire nuovi ruoli come progettista dell’esperienza utente e scienziato dei dati.

Vi sono vantaggi significativi nella digitalizzazione dei processi aziendali basati sulle informazioni, come la riduzione dei costi fino al 90% e il miglioramento dei tempi di consegna sia per i manager interni che per i clienti esterni. Ad esempio, una banca è stata in grado di ridurre la sua approvazione preliminare per i prestiti da diversi giorni a un solo minuto incorporando la digitalizzazione dei processi aziendali.

Un altro esempio di ciò viene da un rivenditore di scarpe in cui è stata costruita una piattaforma digitale per monitorare l’inventario in negozio che consente al personale di vendita di scoprire immediatamente se un tipo e una misura di scarpa sono disponibili. Ciò consente di risparmiare notevolmente tempo sia per il personale di vendita che per i clienti.

Inoltre, rimuovendo i processi manuali e le pratiche burocratiche per sostituirli con il software, le aziende possono raccogliere automaticamente i dati che possono essere poi estratti per cercare prestazioni migliori, i fattori di costo di un’azienda e potenziali cause di rischio. Inoltre, dashboard personalizzati e report in tempo reale possono aiutare i manager aziendali a risolvere eventuali problemi prima che diventino veramente seri in termini di crescita aziendale.

Uno dei passaggi chiave verso la digitalizzazione include iniziare alla fine dell’obiettivo desiderato e lavorare a ritroso. Invece di concentrarti sulle battute d’arresto nel sistema attuale, dovrai progettare lo stato futuro che stai cercando per un particolare processo. Dopo aver affrontato lo stato desiderato, è possibile lavorare a ritroso per affrontare ogni singolo vincolo. Puoi collaborare con le autorità di regolamentazione e i clienti per scoprire modi per risolvere determinate sfide.

“Inizia dallo stato finale e torna indietro. Ciò renderà più facile scartare i processi lungo il percorso. Quindi guarda il processo in termini di esperienza del cliente end-to-end “, riporta un articolo di Laserfiche .

Dovrai anche gestire l’esperienza del cliente end-to-end al fine di creare un sistema veramente fluido per l’utente. Quando si progetta un’esperienza cliente senza soluzione di continuità, è utile avere un feedback dal cliente finale. Alcune aziende stanno investendo il loro tempo nella “creazione di unità interfunzionali in stile start-up che riuniscono tutti i colleghi, inclusi gli sviluppatori IT, coinvolti nell’esperienza del cliente end-to-end”, secondo il documento McKinsey & Company.

In sostanza, viene intrapreso uno sforzo di squadra in cui i colleghi aprono linee di comunicazione per creare un’esperienza utente senza interruzioni (guarda qui un articolo sull’importanza di creare una cultura della sperimentazione ). Inoltre, le aziende stanno cercando di sviluppare capacità interne. Assumere e formare personale esperto in tecnologia è fondamentale per digitalizzare più rapidamente i processi aziendali. Quando si selezionano i supervisori per prendere parte a questa trasformazione, questi individui devono essere scelti con cura e fidati.

Il rapporto McKinsey & Company discute anche di come la digitalizzazione dei processi aziendali end-to-end uno per uno possa effettivamente portare a prestazioni migliori in soli tre-cinque mesi. Sebbene muoversi rapidamente non sia sempre possibile, è vantaggioso per lo sviluppo IT. Inoltre, la tua azienda potrebbe voler introdurre una nuova unità organizzativa per gestire la progettazione dei processi digitali e quindi coinvolgere i dipendenti attuali nell’unità aumentando allo stesso tempo i volumi gestiti in questo reparto.

L’adozione di questi passaggi contribuirà notevolmente ad accelerare l’adozione della digitalizzazione dei processi aziendali.